1bisX Forum

Hallo zusammen,
ich habe eine Frage zur Erstellung von Mahnungen für offene Posten. Wir nutzen 1bisX und ich bin mir unsicher, wie ich am besten vorgehe, um Mahnungen zu erstellen, die sowohl übersichtlich als auch rechtssicher sind.
Konkret geht es mir um folgende Punkte:
* **Zinssatz für Verzugszinsen:** Welchen Zinssatz kann ich bei Verzugszinsen ansetzen? Gibt es hier gesetzliche Vorgaben, die ich beachten muss?
* **Mahngebühren:** Sind Mahngebühren zulässig und wenn ja, in welcher Höhe? Gibt es hier eine Obergrenze?
* **Automatisierung:** Gibt es in 1bisX Möglichkeiten, den Mahnlauf zu automatisieren, z.B. durch das Festlegen von Fristen und das automatische Versenden von Mahnungen?
* **Formulierung:** Gibt es Vorlagen oder Best Practices für die Formulierung von Mahnungen, die ich verwenden kann? Was muss unbedingt in einer Mahnung enthalten sein?
* **Berücksichtigung von Teilzahlungen:** Wie kann ich sicherstellen, dass Teilzahlungen bei der Erstellung von Mahnungen berücksichtigt werden, so dass nur der tatsächliche Restbetrag angemahnt wird?
* **Individuelle Anpassung:** Gibt es Möglichkeiten, die Mahnungen individuell anzupassen, z.B. durch das Hinzufügen von Logos oder individuellen Textbausteinen?
Ich bin für jeden Tipp und jede Hilfestellung dankbar. Vielleicht hat ja jemand von euch bereits Erfahrungen mit der Erstellung von Mahnungen in 1bisX und kann mir weiterhelfen.
Vielen Dank im Voraus!.

Ich antworte mal nach meinem Wissensstand, der keineswegs eine rechtliche Verbindlichkeit hat:
* **Zinssatz für Verzugszinsen:** Welchen Zinssatz kann ich bei Verzugszinsen ansetzen? Gibt es hier gesetzliche Vorgaben, die ich beachten muss?
--> Verzugszinsen kommen bei der Hausverwaltung im Allgemeinen nicht vor. Ob sie rechtlich durchsetzbar wären, weiß ich nicht, siehe auch Mahngebühren. Bei einer Ratenvereinbarung (Vorschreibungen > Buchung/Mahnung > Taste rechts unten) kann allerdings ein Aufschlag angegeben werden, der dann wohl gültig ist, weil mit dem Kunden vereinbart.

* **Mahngebühren:** Sind Mahngebühren zulässig und wenn ja, in welcher Höhe? Gibt es hier eine Obergrenze?
--> Mahngebühren sind zulässig, können aber nicht eingeklagt werden, wenn sie nicht bezahlt werden. Hat der OGH entschieden. Sie sind im Hausverwalterhonorar enthalten. Aber als Druckmittel gut geeignet und wenn sie bezahlt werden, kommen sie zunächst dem Hauseigentümer zu. Bei Selbstverwaltung (Verwalter = Eigentümer) kein Problem. Bei Fremdverwaltung stehen sie dem Verwalter zu. Dann halt eine Überweisung vom Hausbankkonto auf das Bankkonto des Verwalters machen. Als Beträge sind etwa 8, 15 und 20 Euro für die 1., 2. und 3. Mahnung üblich. Alle möglichen Mahngebühren bitte auch unter 1bisX > Einstellungen global > Buchen eintragen, damit die Buchungsfunktion eine Überzahlung als Mahngebühr erkennt.

* **Automatisierung:** Gibt es in 1bisX Möglichkeiten, den Mahnlauf zu automatisieren, z.B. durch das Festlegen von Fristen und das automatische Versenden von Mahnungen?
--> Jein. Aber (wenn mehr als ein Userkonto angelegt wurde), kann unter 1bisX > Einstellungen für Kommunikation > Mahnungen ein Username gewählt werden, der beim Login ab einem bestimmten Tag des Monats daran erinnert wird, dass er Mahnungen überprüfen soll. Wenn Mahnungen wirklich monatlich gemacht werden (was, nachdem alle Buchungen erfolgt sind, zB ab dem 15. bis 20. des Monats zu empfehlen ist), sind es nicht so viele und geht mit einigen Klicks schnell.
In der neuesten 1bisX-Version werden Brief-Kontoblattmahnungen als PDF-Anhang in einem E-Mail an alle gesendet, bei denen "Alles per E-Mail" angegeben ist. Mehr Automatisierung ist nicht sinnvoll. Denn der Verwalter benötigt eine Möglichkeit, die Ursache für die Mahnung zu überprüfen. Die kann auch bei ihm selbst sein (kommt oft vor), zB obwohl Einziehungsauftrag vorhanden nichts oder falschen Betrag eingezogen, Zahlung noch nicht oder falsch verbucht, usw. (nobody is perfect ...)

* **Formulierung:** Gibt es Vorlagen oder Best Practices für die Formulierung von Mahnungen, die ich verwenden kann? Was muss unbedingt in einer Mahnung enthalten sein?
--> Siehe 1bisX > Einstellungen für Kommunikation > Mahnungen > Klick auf [Standardtexte einsetzen]
Auf der Mahnung erscheint der zu zahlende Betrag und das Datum Zahlungsfristende. Das muss natürlich der säumige Zahler erfahren (und ggf. das Gericht bei einer allfälligen Mahnklage) - wird protokolliert. Wie der Text sonst formuliert ist, ist Geschmacksache.

* **Berücksichtigung von Teilzahlungen:** Wie kann ich sicherstellen, dass Teilzahlungen bei der Erstellung von Mahnungen berücksichtigt werden, so dass nur der tatsächliche Restbetrag angemahnt wird?
--> Wird automatisch berücksichtigt. Es wird immer nur der offene Betrag einer Vorschreibung/Rechnung gemahnt. Voraussetzung natürlich, dass die Teilzahlung verbucht ist.

* **Individuelle Anpassung:** Gibt es Möglichkeiten, die Mahnungen individuell anzupassen, z.B. durch das Hinzufügen von Logos oder individuellen Textbausteinen?
--> Texte: 1bisX > Einstellungen für Kommunikation > Mahnungen
Logos: Nein. Es kann nur der allgemeine Briefkopf durch ein Bild ersetzt werden (bei 1bisX Lizenzversion Pro oder ProPlus).
Aber auf der Mahnung wird ein QR-Code für die Zahlung per Banking-App erzeugt. Siehe 1bisX > Einstellungen global > Zahlscheine. Dieses "Logo" ist wohl das wichtigste

Und bitte lieber quaknoxn: Weil diese Frage seriös zu sein scheint, habe ich ausführlich darauf geantwortet. Es ist aber offensichtlich, dass sie nicht von dir, sondern von ChatGPT oder einer anderen Ki verfasst wurde. Denn einen Hausverwalter in Polen, der Häuser in Österreich verwaltet, gibt es nicht. Außerdem sind mir alle 1bisX User namentlich bekannt. Wenn du mir also ein E-Mail mit deinem echten Namen und der Nummer der 1bisX-Lizenz schreibst, kannst du diesen Verdacht ausräumen.