1bisX Module

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Tom
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1bisX Module

Beitrag von Tom »

Um das Grundmodul, also die Datenbank 1bisX_db nicht mit Funktionen zu überfrachten, haben wir uns entschlossen, Module für Spezialaufgaben zu entwickeln. Diese können die Daten aus dem Grundmodul lesen, zusätzliche Aufgaben erledigen und darin aufbereitete Daten wieder in das Grundmodul schreiben. Die Module sind eigenständige Datenbank-Dateien, die einfach im selben Ordner wie 1bisX bei Bedarf installiert werden. Derzeit sind diese Module erhältlich:

1. Eingangsrechnungsverwaltung
Wer eine große Zahl von Eingangsrechnungen zu verwalten hat, Zahlungspläne für die Liquiditätsdisposition oder Aufstellungen über Verbindlichkeiten für die Umsatzsteuerermittlung benötigt, wird sich über dieses Modul freuen.
    modul_ER.gif
    modul_ER.gif (61.9 KiB) 1747 mal betrachtet

  • Die einlangenden Rechnungen werden erfasst und vorkontiert: Wer hat wann was an welches Haus geliefert? Wann, wie (Überweisung, Dauerauftrag oder Einziehungsauftrag) und wie viel ist zu zahlen mit/ohne Skonto? Welches Konto soll bei der Buchung verwendet werden?
  • Die erfolgte Zahlung kann danach automatisch mit einem Klick verbucht werden, wobei Skonto oder Rabatt separat ausgewiesen wird.
    modul_ER_buchung.gif
    modul_ER_buchung2.gif
  • Ein Zahlungsplan zu einem frei definierbaren Fälligkeitsdatum kann jederzeit ausgedruckt werden.
  • Verschiedene Listen mit Brutto-, Netto- und Vorsteuerbeträgen können über beliebige Zeiträume ausgedruckt werden.
Es handelt sich also um eine vollwertige Kreditorenbuchhaltung. Die Debitorenbuchhaltung ist ja bereits im Grundmodul enthalten (Vorschreibungen).

2. Anlagenverwaltung
Wer das Anlagevermögen eines oder mehrerer Mandanten sehr komfortabel verwalten will, wird sich über dieses Modul freuen.
    modul_Anlagen.gif

  • Die angeschafften/hergestellten Anlagen bzw. aktivierungspflichtigen Instandsetzungen/Verbesserungen werden erfasst: Wer hat wann was für welches Haus geliefert? Welche Abschreibungsdauer?
  • Bei Verwendung des Eingangsrechnungsverwaltungsmoduls können die Daten der Eingangsrechnung (auch mehrerer Rechnungen für eine Anlage) mit Klick übernommen werden.
  • Die Abschreibungsbeträge werden mit Klick berechnet.
  • Für das frei zu wählende Berichtsjahr können Anlagenverzeichnisse samt Abschreibungsbeträge und Buchwerte jederzeit ausgedruckt werden.
  • Mit Klick werden die Abschreibungsbuchungen jeder Anlage sowie entsprechende Sammelbuchungen in 1bisX durchgeführt. Dabei werden auch die Buchwerte ausgeschiedener Anlagen berücksichtigt.
3. Betriebskostenaufteilungsmodul
Wer die Betriebskosten jedes Objektes nicht nur in Summe sondern auch in Einzelpositionen auf der Vorschreibung ausweisen will oder innerhalb der Betriebskosten individuelle Verteilungsschlüssel per Objekt und per Betriebskostenposition benötigt, wird dieses Modul schätzen.
    modul_bk_aufteilung.gif

  • Die bestehenden Betriebskostensummen aller Häuser werden automatisch eingelesen.
  • Die Summen der einzelnen Betriebskostenpositionen des Hauses werden eingetragen.
  • Mit Klick werden die Betriebskostenpositionen entsprechend dem Verteilungsschlüssel für die Betriebskosten auf die Objekte verteilt.
  • Bei Bedarf kann jede Betriebskostenposition jedes Objektes individuell editiert werden: Als absolute Zahl oder als %-Zahl.
  • Die Betriebskosten in den Stammdaten der Objekte und des Hauses werden entsprechend geändert.
Die individuell editierten Verteilungsschlüssel per Objekt und Betriebskostenposition werden natürlich bei einer Betriebskostenerhöhung beibehalten, so dass sie nicht nochmals eingegeben werden müssen. Es genügt dann, die neuen Summen beim Haus einzutragen.

4. Duplikatsrechnungsmodul
In seltenen Fällen kommt es vor, dass eine Monatsvorschreibung nicht nur an den Zahler sondern auch an eine andere Person zur Information gesendet werden soll - noch seltener an mehrere Personen. Statt eine Fotokopie der Vorschreibung mit Begleitbrief zu senden, kann mit diesem Modul ein Ausdruck mit allen Daten der Vorschreibung an die zusätzlich zu informierende(n) Person(en) sehr komfortabel erzeugt werden.
modul_duplikat.gif


5. Notizenmodul
Der elektronische Notizblock für alles wofür bisher ein Notizblock und Kalender aus Papier benötigt wurde. Mit Terminverwaltung und Aufgabenbeschreibung.
Aber nicht nur das: Zu jeder Notiz können bis zu 15 Bilder und Dokumente gespeichert und mit einem kurzen Kommentar versehen werden. Alles, was mit der Notiz zusammenhängt, ist in der Datenbank zentral und sofort ohne weitere Suche verfügbar. Sei es Digitalfotos, Textdokumente, Kalkulationen, per E-Mail erhaltene oder eingescannte Kostenvoranschläge, Protokolle, Rechnungen etc. - ideal für die Dokumentation von Schadensfällen oder Umbau-/Renovierungsarbeiten. Der große Vorteil dabei: Selbst wenn die Originaldatei irrtümlich gelöscht oder auf der Festplatte verschoben wird, ist sie auch nach Jahren jederzeit abrufbar. Mit einem Klick und auf jedem Arbeitsplatz.
Liste: (Daten fiktiv)
Notizen_Liste.gif

Bilder/Dokumente: (frei erfunden)
Notizen_Bilder.gif

Details: (als Beispiel)
Notizen_Detail.gif


6. Umsatzsteuermodul
Die in 1bisX vorhandene Umsatzsteuerermittlung für die UVA bzw. Jahreserklärung reicht für viele Fälle aus (Klick auf [Umsatzsteuer] in der Druckzentrale).
Anhand der bei den Buchungskonten definierten USt-Kennzahlen wird ein Bericht erstellt, der mit wenig Aufwand in das Finanzamt-Formular übertragen werden kann - auch auf FinanzOnline.
Wenn aber viele Klienten vorhanden sind, die unterschiedliche Umsatzsteuermeldungspflichten haben (Ist/Soll sowie Monat/Quartal/Jahr) wird dieses Modul benötigt (1bisX selbst kann nur Ist-Umsatzsteuer ermitteln). Entsprechend der eingegebenen Parameter erstellt es jederzeit die richtigen Umsatzsteuermeldungen an das Finanzamt - auch als XML-Datei zur Produktionsübermittlung über Finanz-Online für bis zu 999 Klienten gleichzeitig.
Aber nicht nur das: Bei Hausverwaltungsklienten, die selbst oder über einen Steuerberater die Umsatzsteuervoranmeldung/-erklärung abgeben, kann definiert werden, wem der Umsatzsteuerbericht per E-Mail zugesendet werden soll. Das erspart wirklich viel Arbeit.
modul_USt.gif


7. Abrechnungsmodul
Dieses Modul, die "Quintessenz der Hausverwaltung" haben wir neu überarbeitet. Zusätzlich zu den
Abrechnungsmöglichkeiten in 1bisX (betreffend Jahreskosten und Hauseigentümer) kann hier:
  • bis zu 8 "Geldtöpfe" abgerechnet werden und zwar wahlweise mit oder ohne Vorsaldo und Endsaldo.
  • Jahreskostenabrechnungen (Betriebskosten, Heizkosten, etc.) für bis zu 7 unterschiedliche Töpfe erstellt werden (also 4 zusätzlich zu den 3 JK-Abrechnungsgruppen in 1bisX).
  • Abrechnungsergebnisse nicht nach % sondern nach Verbrauchswerten berechnet werden, zB Heizkosten.
  • Verrechnungsschlüssel und USt.%-Sätze für jeden Topf der Abrechnung individuell eingestellt werden.
  • Bestimmte Ausgaben nur einer bestimmten Anzahl von Objekten in Rechnung gestellt werden.
  • Wahlweise die Kurz- oder Langfassung (mit einzelnen Buchungen) der Abrechnung ausgedruckt werden, wobei die Buchungen auf nur einen Topf, zB Reparaturrücklage, eingeschränkt werden kann.
  • Vor- und Endsaldo der Bank für den Hauseigentümer ausgewiesen werden.
  • Der offene Betrag aus Vorschreibungen und Rechnungen per Ende der Abrechnungsperiode jedem Mieter/Wohnungseigentümer mitgeteilt werden.
  • Abrechnungen über eine beliebige Periode erstellt werden.
  • Bei Wohnungseigentum der ggf. absetzbare Vorsteuerbetrag bei jedem Objekt mitgeteilt werden.
  • Bei Wohnungseigentum der nachzuzahlende USt.-Betrag bei jedem Objekt mit 20% USt. ausgewiesen werden.
  • Bei Wohnungseigentum die Umbuchungen vom Buchungskonto Einnahmen 0% USt. auf Einnahmen 10% bzw. 20% USt. entsprechend der Ausgaben und den USt.%-Sätzen der Objekte mit einem Klick erfolgen.
  • Abrechnungen für mehrere Objekte im Haus zusammengefasst werden, wenn sie demselben Wohnungseigentümer gehören bzw. vom selben Mieter gemietet werden.
  • Mit einem Klick das Abrechnungsergebnis als Forderungen/Gutschriften in 1bisX geschrieben werden.
Abr01.gif


8. 1bisX vCards
Eine Schnittstelle zwischen der Tabelle Kontakte in 1bisX und anderen Adressenverzeichnissen wie Outlook, Adressbuch usw. Mit Klick können Adressen im vCard-Format in 1bisX importiert und aus 1bisX exportiert werden. Nicht nur einzeln sondern auch als Gruppen-vCard. Das erspart viel Tipparbeit.
Aber nicht nur das. Die in 1bisX angelegten Titel können hier komfortabel überprüft und bearbeitet werden, damit sie richtig und einheitlich geschrieben sind und die Briefanrede korrekt und elegant ist. So wird beispielsweise der Ing. Mag. Dr. Mayer automatisch mit "Sehr geehrter Herr Doktor Mayer" im Brief angesprochen.
Aber nicht nur das. Inkludiert ist eine Datenbank mit 48.803 Vornamen von A'ishah bis Zzino und der richtigen Anrede Herr oder Frau. Mit wenigen Klicks werden die Anreden in 1bisX ergänzt und kontrolliert. Bei Eva oder Adam ist die richtige Anrede kein Problem. Aber bei Akram, Aulikki, Bauke, Jakke, Maisei ...??? Und außerdem: Wer kontrolliert schon, ob die eingegebenen Herr/Frau-Anreden richtig sind? Antwort: Dieses Modul und zwar mit einem Klick.
1 bis x Kontakte aus 1bisX können als vCard exportiert werden:
vCards1.gif

1 bis x Kontakte aus vCard-Dateien können in 1bisX automatisch neu angelegt werden:
vCards2.gif

Die Adressanreden in 1bisX können anhand der Vornamendatenbank mit 48.803 Vornamen überprüft werden:
vCards3.gif

Die (in Österreich so wichtigen) Titel können vereinheitlicht und mit der richtigen Briefanrede versehen werden:
vCards4.gif


Wer Interesse hat, ein oder mehrere Module auszuprobieren, Wünsche für neue Module, Verbesserungsvorschläge oder Fragen hat, möge sich bitte melden: Beitrag hier im Forum, E-Mail an mailto:?subject=&body= oder Anruf auf +43 1 / 50 50 30 41.
Tom
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Umsatzsteuermodul

Beitrag von Tom »

Wir haben das Umsatzsteuermodul überarbeitet und erweitert: Es kann jetzt auch unterschiedliche USt-Vertretungsvollmachten berücksichtigen sowie jedem Mandanten eine E-Mail mit angehängter PDF-Datei mit einem Klick versenden.

Beispiel:
Sie verwalten 80 Häuser. Für 70 Hauseigentümer machen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und die Jahreserklärung. 10 haben einen Steuerberater, der dies für sie erledigt oder machen die Finanzamtsmeldungen selbst.

Mit einem Klick werden die Daten für die Meldung aus 1bisX gesammelt.
Mit einem weiteren Klick auf Taste "XML-Datei" werden 11 XML-Dateien am Desktop Ihres Computers erzeugt, die fertig sind, um über Finanz-Online an das Finanzamt zu senden:
A) 1 Datei mit 70 Erklärungen
B) 10 Dateien mit jeweils einer Erklärung.

Für die Übermittlung von A loggen Sie sich bei Finanz-Online ein, klicken Sie auf Eingaben->Übermittlung->Umsatzsteuervoranmeldung (bzw. Jahreserklärung U1)->Datei auswählen. Wählen Sie die Datei A am Desktop Ihres Computers aus und klicken auf Datei senden - fertig!

Für B klicken Sie auf die Taste "E-Mail" beim entsprechenden Mandanten in der Liste -> Eine PDF-Datei mit dem Umsatzsteuerbericht und den Buchungen der Berichtsperiode wird automatisch am Desktop erzeugt und einem E-Mail angehängt, das fertig geschrieben im E-Mailprogramm erscheint. Dieses E-Mail kann wie jedes normale E-Mail bearbeitet werden, bevor es gesendet wird, zB:
- die entsprechende XML-Datei B zusätzlich dem E-Mail anhängen,
- die (aus 1bisX geholte) E-Mailadresse ändern,
- den Text überarbeiten
Das machen Sie für alle 10 der Reihe nach - fertig!

Die erzeugten PDF- und XML-Dateien verschieben Sie vom Desktop in die entsprechenden Kundenordner.

ZEITBEDARF FÜR ALLES ZUSAMMEN: MAXIMAL 15 MINUTEN!
mab
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RE: 1bisX Module - Mehrere Häuser zu einer Einheit zusammenfassen

Beitrag von mab »

Habe hier vom Betriebskostenaufteilungsmodul gelesen. Habe 3 Häuser auf einer Liegenschaft. Jedes Haus hat seine Objekte. Kosten gibt es sowohl pro Objekt, als auch pro Haus und dann natürlich pro Liegenschaft (Schneeräumung, Grünflächenpflege, Grundsteuer etc). Wie handhabe ich das am Besten?
Diese muss ich ja aliquot auf die Häuser aufteilen. Häuser sind auch unterschiedlich groß. Benötige ich das Modul, oder gibt es auch eine andere Möglichkeit?
Tom
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RE: 1bisX Module

Beitrag von Tom »

Das Betreibskostenaufteilungsmodul wurde auf Kundenwunsch programmiert, um jede einzelne Betriebskostenposition per Objekt eines Hauses zu ermitteln und in der Vorschreibung auszuweisen. Ist ein Spezialfall. Normalerweise werden die Betriebskosten in Summe entsprechend der Nutzfläche/dem Nutzwert vorgeschrieben. Mit dem Modul kann also jede einzelne Betriebgskostenposition nach einem eigenen Schlüssel aufgeteilt werden und weist dann aus, wie viel jeweils zB an Rauchfangkehrer, Kanal, Grundsteuer, etc. per Objekt zu zahlen ist.
Die Intention des Kunden war vor allem, in der Vorschreibung nachweisen zu können, wie eigentlich wenig per Betriebskostenposition vorgeschrieben wird obwohl deren Summe dann doch ganz ordentlich sein kann.


Das hat mit mit den tatsächlichen Betriebskostenausgaben nichts zu tun. Diese müssen sowieso per Haus in der entsprechenden Höhe separat verbucht werden. Eine Aufteilung jeder Ausgabenbuchung per Objekt ist nicht möglich und auch technisch nicht machbar. Wäre vielleicht noch denkbar, würden alle Mieter jeden Monat immer exakt den vorgeschriebenen Betrag zahlen. Aber das kommt in der Praxis nie vor.

Also: Jedes Haus ist eine Abrechnungseinheit für sich und macht seine eigene JK-Abrechnung: Vorgeschriebene JK-Kosten des Jahres minus gebuchte JK-Kosten des Jahres ist die Gesamtdifferenz. Diese wird dann entsprechend den %-Anteilen auf die Objekte aufgeteilt.
Das macht 1bisX automatisch entsprechend den vorgeschriebenen Beträgen vom Dezember des Abrechnungsjahres.

Fazit: Für eine korrekte JK-Abrechnung müssen nur die Ausgaben per Haus richtig verbucht sein. Möglicherweise müssen Sie hier was aufteilen, falls sich eine Rechnung auf mehr als ein Haus bezieht. Wenn das der Fall ist, empfehle ich, in der Zukunft eine separate Rechnung für jedes Haus zu verlangen. Sonst haben Sie ein Nachweisproblem.
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