Frage:
Der Mieter Herr A ist ein Zahler, der erst nach einigen Aufforderungen Betragsänderungen in seinem Dauerauftrag ändert, daher wurden einige Einzahlungen von mir schlecht zugewiesen, da ich bei der automatischen Buchung zu wenig kontrolliert habe. Kann ich das noch reparieren?
Antwort:
Natürlich können Sie jede Buchung reparieren: In die Evidenzliste für Buchungen zurück verschieben mit Klick auf das rote X. Wenn Sie dabei die ctrl (auf Mac) bzw. strg (auf Windows) Taste halten, können Sie ALLE Buchungen des Kontaktes in die Evidenzliste für Buchungen verschieben und neu zuordnen. Einzelne Buchungen können Sie immer, alle nur wenn sonst niemand im Netzwerk auf einem anderen Computer mit 1bisX arbeitet.
Aber eigentlich ist das nicht notwendig. Welcher Vorschreibung eine Zahlung intern zugeordnet wurde, ist nicht so wichtig. Auch wenn dabei gelegentlich Überzahlungen entstehen, die sich dann aber wieder ausgleichen.
Wichtig ist vielmehr, was auf dem Kontoblatt des Kunden steht, also was wurde vorgeschrieben und was wurde bezahlt. Das kann der Kunde überprüfen. So weit ich das sehe, passt das Kontoblatt von Herrn A eh.
Er hat also noch nie einen Betrag richtig bezahlt. Das sehen Sie, wenn Sie das Kontoblatt [seit Nullsaldo] machen. Sie können es als Brief ausdrucken und dem Kunden zukommen lassen. Das sollten Sie regelmäßig bei solchen machen, die immer wieder falsch zahlen.
Ich empfehle immer, die Buchungsarbeit so um den 20. des Monats zu machen, wenn alle Zahlungen da sein sollten. Dann auch die Vorschreibungen für den nächsten Monat machen, weil dann der Betrag auf dem Kontoblatt aufscheint, den der Kunde im nächsten Monat bezahlen soll, um auf Nullsaldo zu kommen.
Zahlt er diesen, erkennt 1bisX automatisch, dass es eine Kontoblatt-Zahlung ist und ordnet die entsprechenden Vorschreibungen zu.
Übrigens: Mahnungen sind im Prinzip gleich wie Kontoblätter, nur kann bei einer Mahnung eine Mahngebühr ausgewiesen werden (die laut OGH-Entscheidung aber nicht bezahlt werden muss) und der Text kann je nach Mahnstufe "schärfer" formuliert werden.
Und noch was obwohl hier nicht wirklich Thema: Machen Sie Kontoblätter oder Mahnungen sofort nach der Buchungsarbeit, wenn Kunden falsch oder gar nicht gezahlt haben! Es erleichtert Ihnen die Arbeit und die Kunden können besser überprüfen, was sie gezahlt bzw. nicht gezahlt haben.