Ein Kundenkonto im Sinne der Doppelten Buchhaltung gibt es nicht. Unter Kontakte > Reiter Kontoblatt werden mit jedem Klick dynamisch alle Vorschreibungen = Forderungen und Zahlungen (aus den Tabellen Vorschreibungen und Buchungen) zusammen geführt.
Wenn also die Spesen der rückgebuchten Vorschreibung mit der Vorschreibung als Negativzahlung verknüpft werden (das geschieht automatisch), erhöht sich der Vorschreibungsbetrag = Forderung an den Kunden. ZB so:
Die Spesen sind daher zunächst tatsächlich eine steuerlich absetzbare Ausgabe des Hauseigentümers und daher auf einem entsprechenden Buchungskonto gebucht. Falls der Kunde nix mehr oder die Spesen nicht zahlt, bleibt es so. Falls er die Spesen zahlt, entsteht eine Einnahme, die die Ausgabe ausgleicht.
Wenn aber jetzt die Spesen von der Kaution abgezogen werden, ist es komplizierter. Eine Kaution ist ja ein treuhändisch einbehaltenes Geld des Kunden zur Sicherstellung etwaiger Forderungen zu Mietende. Und daher weder einkommens- noch umsatzsteuerlich relevant. Und auch nicht für die Hauseigentümerabrechnung relevant. Eine Sonderrechnung über die zu zahlende Kaution und deren Einzahlung ist daher mit 0% USt. und einem entsprechenden Buchungskonto zu verknüpfen (Kautionen).
Für die Rückzahlung wird eine entsprechende Gutschrift ausgestellt. Ist sie gleich hoch wie die einbehaltene Kaution, lautet sie gleich wie die Kautionsrechnung. Nur mit Minusbetrag.
Wird davon was abgezogen, zB für Spesen, nicht bezahlte Vorschreibungen, notwendige Reparaturarbeiten, etc., kommt eine zweite Position (evtl. mehrere) hinzu mit Plusbetrag ->> die Gutschrift verringert sich. Der Abzug ist im Prinzip eine Zahlung des Kunden, die einkommens- und umsatzsteuerlich relevant ist. Daher auf der Gutschrift-Sonderrechnung bei der Position mit Plusbetrag entsprechende Ust und unten das entsprechende Buchungskonto angeben. zB so (hat mit dem Beispiel oben nur die Spesen gemeinsam):
Die Bankstornospesen sind aber mit 0% USt. und die Kautionsrückzahlung auch. Es ist nicht möglich auf eine Sonderrechnung zwei verschiedene Buchungskonten für USt 0% zu definieren. Ist normalerweise aber auch nicht notwendig. Denn die dem Kunden in Rechnung gestellten Bankstornospesen (oder was auch immer sonst von der Kaution abgezogen wird) müssen eh mit 10% bzw. 20% USt. in Rechnung gestellt werden. So wie bei der anteiligen Weiterverrechnung der Versicherungsprämien und der Grundsteuer in den Betriebskosten, die vom Hauseigentümer auch mit 0% USt. bezahlt werden.
Also auf der Kautionsgutschrift den Betrag der Bankstornospesen auf einer separaten Position mit Plusbetrag und mit 10% bzw. 20% verrechnen wie im Beispiel.
So richtig kompliziert wird es aber, wenn es sich um ein Objekt für Nicht-Wohnzweck, das kein Autoabstellplatz oder Garage ist (immer 20% USt.), handelt und die Miete mit 0% USt. laut "Stabilitätsgesetz" vorgeschrieben wird (wer sich diesen Blödsinn ausgedacht hat, gehört in die Tundra gejagt).
Naja, so kompliziert wieder auch nicht: Zwei Sonderrechnungen mit jeweils 0% USt. ausstellen. Eine mit Buchungskonto Kautionen (mit Minusbetrag), die andere mit Buchungskonto Umsätze 0% USt. für Nicht-Wohnzweck (mit Plusbetrag/-beträgen).
Ich bin mir jetzt sicher, dass ich Sie komplett verwirrt habe. Aber das werden wir auch noch klären.
LG