Es freut mich, dass alles bestens geklappt hat. So soll es auch in Zukunft sein! Wenn nicht, bitte melden.
Ein zusammenhängendes Compendium gibt es nicht (mehr). Hatten wir vor Jahren. Hat niemand gelesen und war sehr mühsam mit der Weiterentwicklung aktuell zu halten. Statt dessen gibt es die blauen Fragezeichen und INFOs gerade dort, wo sie punktgenau die entsprechende Anleitung liefern.
Nach der Anlage eines Hauses erscheint eine INFO, wie es weiter geht. Die können Sie lesen und auch ausdrucken. In der 1bisX Zentrale stehen außerdem die Hinweise "<- Vorschreibungen anlegen" und "<- Offene Posten anlegen"
1bisX beherrscht alle bisher aufgetretenen Varianten der Hausverwaltung in Österreich. Eine "normale" Mietshausverwaltung ist nicht schwierig. Hier eine Checkliste statt eines Compendiums dafür:
Checkliste laufende 1bisX-Verwaltung
Natürlich können Sie Ihre Hausverwaltungsarbeit mit 1bisX so einteilen, wie es Ihnen am besten passt. Diese Checkliste gibt Ihnen eine Empfehlung, wie Sie die Arbeit möglichst effizient erledigen können. Was genau zu tun ist, erscheint in begleitenden INFOs. Diese Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit:
Datumunabhängig, sogleich nach Bekanntwerden:
- Änderung der Kontakt-Stammdaten (Name, Adresse, Kommunikation...)
-> 1bisX Zentrale: Objekt im Haus einstellen, Spalte Objekt Taste [Stammdaten...], Taste [Kontaktdaten bearbeiten]
- Mieter-/Zahlerwechsel
-> 1bisX Zentrale: Objekt im Haus einstellen, Spalte Objekt Taste [Stammdaten...], Taste [Mieterwechsel] oder Tabelle Häuser, Reiter Objekte, Taste [Neu]
- Mitteilungen an einen/alle Mieter verfassen und per Brief/Serienbrief/E-Mail mitteilen:
Brief: -> 1bisX Zentrale: Objekt im Haus einstellen, Spalte Objekt Taste [Neue Korrespondenz an:],
Serienbrief: -> Spalte Haus Taste [Korrespondenz...], Taste [Neuer Serienbrief / Neue Umfrage]
Monatlich, ca. Monatsmitte:
- Einnahmen und Ausgaben buchen: Bank: Ausdruck der Umsätze aus Internetbanking ab dem letzten Datum und diese verbuchen. Bargeldbewegungen nach Quittungen verbuchen, wenn vorhanden.
-> 1bisX Zentrale: Spalte Haus Taste [Buchungen...], entsprechende Taste unter "Einnahmen und Ausgaben erfassen"
- Anschließend Mahnungen für säumige Zahler erstellen und versenden
-> 1bisX Zentrale: [Globale Funktionen...], Taste [Neue Mahnliste erstellen]
- Neue Indexwerte erfassen und Indexerhöhungen überprüfen und ggf. erhöhen
-> 1bisX Zentrale: [Globale Funktionen...], Taste [Neue Indexwerte erfassen]
- Wenn für Haus zutreffend: Monatlichen Umsatzsteuerbericht erstellen und Werte ins Formular von Finanz-Online eintragen
-> 1bisX Zentrale: Periode einstellen, Taste [Umsatzsteuerbericht] bzw. [Umsatzsteuerbericht für alle Hauseigentümer/Mandanten], wenn mehr als ein Haus verwaltet wird.
- Mietvertragsende überprüfen und ggf. mitteilen
-> 1bisX Zentrale: [Globale Funktionen...], Taste [Bevorstehendes Mietvertragsende suchen und mitteilen]
Alle 3 Monate, ca. Monatsmitte:
- März, Juni, September und Dezember jeweils die Monatsvorschreibungen der kommenden drei Monate generieren und dann versenden/austeilen*)
-> 1bisX Zentrale: [Globale Funktionen...], Taste [Neue Vorschreibungen anlegen]
- Februar, Mai, August, Oktober wenn für Haus zutreffend: Quartals-Umsatzsteuerbericht erstellen und Werte ins Formular von Finanz-Online eintragen
-> Periode auf Quartal einstellen und dann wie oben bei Monatlich
Jährlich, sobald alle Buchungen des Vorjahres erledigt sind, spätestens Mitte Juni:
- Jahreskostenabrechnung durchführen und ggf. pauschale JK-Vorschreibungsbeträge ändern
-> 1bisX Zentrale: Spalte Haus Taste [Abrechnungen ...], Jahr einstellen, Taste [Jahreskostenabrechnung]
- Hauseigentümerabrechnung durchführen und Zahlen für die Einkommensteuererklärung ermitteln
-> 1bisX Zentrale: Spalte Haus Taste [Abrechnungen ...], Jahr einstellen, Taste [Hauseigentümerabrechnung]
- Zahlen für Jahres-Umsatzsteuererkärung ermitteln
-> Periode auf Jahr einstellen und dann wie oben bei Monatlich
Jährlich, ca. April, wenn eine Richtwert-/Kategoriemietenerhöhung möglich ist und überhaupt vorkommend:
- Neue Richtwertzahlen/Kategoriemieten erfassen und Erhöhung durchführen
-> 1bisX Zentrale: [Globale Funktionen...], Taste [Neue m2-Sätze für Richtwert/Kategorie erfassen]
*) Alternative zu Monatsvorschreibungen versenden/austeilen: Jährlich im Dezember oder nach Änderung der JK-Vorschreibungsbeträge:
- Dauerrechnungen drucken und versenden
-> 1bisX Zentrale: Spalte Haus [Vorschreibungen...], Taste [Dauerrechnungen drucken]
Die Monatsvorschreibungen müssen trotzdem wie oben beschrieben generiert werden, damit die Einnahmen verbucht werden können.
Ohne besondere Vorkommnisse benötigen Sie nach etwas Einarbeitung mit diesem Zeitplan durchschnittlich max. eine Stunde Zeit per Monat für ein "normales" Haus.
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