1bisX Forum

Frage:
Nachdem ich die Eigenverwaltung für 2 Eigentümer (Gemeinschaft der Geschwister sowie Mutter) übernehme, brauche ich 2 verschiedene Briefköpfe.
Wie lässt sich das lösen? Mit 2 Lizenzen?

Antwort:
Sie brauchen nicht zwei Briefköpfe. Eine große Verwaltung, die X Häuser verwaltet braucht auch nur einen Briefkopf, nämlich den der Hausverwaltungsfirma.

Nach außen, also gegenüber den Mietern und Lieferanten treten Sie als "Hausverwaltung XY" (wie auch immer Sie Ihre Hausverwaltungsfirma nennen wollen) auf, die den Auftrag hat, ein Haus/mehrere Häuser im Namen und auf Rechnung eines Mandanten = Hauseigentümers zu verwalten.
In Ihrem Fall ist daher die Mutter eine Mandantin und die Eigentumsgemeinschaft der Geschwister die zweite Mandantin. Eigene Briefköpfe für Mutter und Eigentumsgemeinschaft macht keinen Sinn, denn die Mieter sollen ja mit Ihnen als Hausverwalterin kommunizieren und nicht mit der Mutter oder der Eigentumsgemeinschaft.

Für Spezialfälle gibt es aber die Möglichkeit, zwei oder mehr Verwalteridentitäten zu verwenden, die also mit unterschiedlichen Briefköpfen nach außen auftreten. Das ist hauptsächlich für Fusionierungen von Hausverwaltungen relevant. Diese Möglichkeit steht nur für die Lizenzversionen Pro und ProPlus zur Verfügung.

Hab das gleiche Problem: Die Ausdrucke müssen unbedingt auf den Eigentümer lauten.
Also XY Hausverwaltung GmbH im Namen der ABC GmbH. Wie bewerkstellige ich das?

Am besten im Text der Vorschreibung. Zwei Möglichkeiten:
1. Allgemein für alle Häuser unter 1bisX > Einstellungen für Kommunikation > Zahlscheintexte, zB "Im Namen und auf Rechnung des Hauseigentümers erlauben wir uns, Ihnen hiermit..."
2. Hausspezifisch beim Haus Reiter Details Feld "Zusatztext auf jeder Vorschreibung/Rechnung". Hier können Sie dann den Namen des Hauseigentümers angeben.

Im Allgemeinen ist dieser Zusatz nicht notwendig, denn die Verwaltung eines Hauses erfolgt immer im Namen und auf Rechnung des Hauseigentümers. Dieser hat ja der Hausverwaltungsfirma (= Lizenznehmerin von 1bisX = was im Briefkopf steht)  den Verwaltungsauftrag und die Vertretungsvollmacht gegeben. 
Das ist auch bei Selbstverwaltung des eigenen Hauses so. Dann sind Hausverwaltungsfirma, Lieferant HAUSVERWALTUNG und der Hauseigentümer zwar eine und dieselbe Person, in 1bisX muss aber zwischen den Rollen unterschieden werden.

Danke. Habe jetzt die Variante 2 gewählt.

Der Text erscheint dann rechts neben der Aufstellung und sollte daher entsprechend formuliert sein. 

Bereits bestehende Vorschreibungen werden nicht geändert. Sie können aber den Text übernehmen bzw. sehen, wie der Text auf neue Vorschreibungen kommt, wenn Sie auf [Texte erneuern] auf Reiter Details einer bestehenden Vorschreibung klicken. (Falls Sie den Text beim Haus löschen, wird der Text auf der Vorschreibung dann allerdings nicht gelöscht - kann manuell erfolgen.)

Der Zusatztext auf jeder Vorschreibung kann auch gut dann verwendet werden, wenn das Verwaltungsbankkonto gewechselt wird und also die Zahlungen auf ein neues Bankkonto zu erfolgen haben.