Umbuchungen

[Tamara Gruber-Fellmann]

Wie funktionieren Umbuchungen?

Beispiel: 1 Gaszähler im Haus - EVN Rechnung wird bezahlt - wie buche ich das EVN Konto auf die einzelnen Mieter um, damit diese EVN Rechnung nicht als kompletter Betrag in der Jahresabrechnung, sondern anteilsmässig bei dem jeweiligen Mieter aufscheint?

LG

[Tom]

Eine Umbuchung ist nicht notwendig. Wenn die Heizkosten als Jahres-Abrechnungsposition (üblicherweise Vorschreibungsposition 3) monatlich pauschal vorgeschrieben werden, wird nur die Zahlung der EVN Rechnung auf das Ausgabenkonto HK-Heizkosten gebucht, also das Konto, das zur Abrechnungsgruppe Heizkosten gehört.
Bei der Erstellung der Jahreskostenabrechnung (Betriebskosten und Heizkosten) im nächsten Jahr wird der Ausgabenanteil eines jeden Mieters automatisch berechnet und zwar nach dem %-Satz (= Verteilungsschlüssel) der im Dezember vorgeschriebenen Beträge.
Falls doch ein anderer Verteilungsschlüssel für die Kosten des Vorjahres anzuwenden ist, zB. nach Verbrauch: In der Abrechnung einfach die berechneten Beträge überschreiben.

Werden die Heizkosten nicht pauschal vorgeschrieben, dann den entsprechenden Anteil der Kosten entweder als Sonderrechnung (empfohlen) oder als eine der Positionen 5 bis 8 auf einer noch nicht versendeten Monatsvorschreibung dazu schreiben. Das kann vom Mieter allerdings leicht übersehen werden.

Umbuchungen sind normalerweise nur notwendig, um die Wirksamkeit einer Zahlung oder eines Teiles einer Zahlung von einem in ein anderes Jahr zu verschieben ("Rechnungsabgrenzung")

[Tamara Gruber-Fellmann]

und was mache ich, wenn es eine Stromrechnung für den Allgemeinzähler gibt und 1 Mieter hängt als Subzähler dran?

LG

[Tom]

Zusatzfrage: Und was mache ich, wenn es eine Stromrechnung für den Allgemeinzähler gibt und 1 Mieter hängt als Subzähler dran? Muss ich händisch rausrechnen und den Teil dann auf den Mieter umbuchen, oder?

Antwort: Händisch rausrechnen ja. Umbuchen auf Mieter nein. Forderungen an den Mieter können nur als Vorschreibungen/Sonderrechnungen "gebucht", also in Rechnung gestellt werden. Es ist eine Einnahmen- Ausgabenbuchhaltung in der niemals Forderungen oder Kontosalden als Buchung erfasst werden, sondern ausschließlich tatsächlich erfolgte Geldbewegungen wie in einem Kassabuch.
Jede Forderung muss also in der Tabelle Vorschreibungen als Monatsvorschreibung oder Sonderrechnung erfasst werden.
Verbindlichkeiten werden im Zusatzmodul Eingangsrechnungen erfasst, falls das benötigt wird - selten.